El Coronavirus cambió cualquier regla o plan en el mundo organizacional. Ahora el teletrabajo se posiciona en latinoamérica como la única alternativa ante la crisis del contagio, permitiendo que los colaboradores realicen sus funciones gracias a los avances tecnológicos.
Sin embargo, algunas empresas están mejor adaptadas que otras para este momento, ante esta incertidumbre pueden surgir múltiples preguntas en la cabeza de sus líderes, por ejemplo:

• ¿Cómo mantengo a mi equipo alineado en esta situación?.
  
• ¿Cómo involucrar a los colaboradores para que se sientan parte del equipo? ¿Cómo incluirlos en las reuniones?.
  
• ¿Cómo manejar el tiempo de manera exitosa?.
  
  

Aunque las herramientas digitales no garantizan participación, y aún en la virtualidad cada persona tiene múltiples compromisos, planes y proyectos, es posible construir espacios colaborativos en la virtualidad; por eso Openmind quiere presentarte estas 4 pautas para tener en cuenta y mantener la productividad de equipos en forma remota:

1. Comunicación con propósito

Dedica los primeros minutos de la reunión para aclarar los puntos fundamentales. Resalta la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y presenta el método de trabajo, sus normas de participación e intervención. Te recomendamos mantener una videoconferencia semanal de planificación.

El uso de herramientas tecnológicas como Zoom y Slack pueden crear lazos inmediatos donde las personas convocadas están 100% conectadas a la conversación, algo que no ocurre en un chat o incluso en una conversación telefónica. Estas plataformas adicionalmente pueden integrar aplicaciones de trabajo como Drive y Dropbox.

2. Desarrollo de habilidades en el equipo

El desarrollo de las habilidades blandas en los colaboradores y líderes es un indicador que refleja la forma de trabajar de cada organización. Saca el máximo provecho a estas 4 habilidades:

• Storytelling: Comparte historias de éxito para inspirar a tu equipo y generar confianza.


• Colaboración: Define lineamientos de trabajo cada semana y asegura que cada nuevo miembro conozca las metas e importancia de su participación.


• Autogestión y enfoque : Establece horarios para aumentar la productividad. El mayor peligro de la multitarea es que se convierta en un hábito: muchas pestañas del navegador abiertas o responder un email mientras hablamos por teléfono. La aplicación Focus Keeper Free: Work & Study Time te ayudará a conseguirlo.


• Pensamiento sistémico: Conecta todos los puntos de la reunión, resume, destaca lo más importante e invita a cualquier persona a hacer el resumen y cierre para aumentar el entendimiento del panorama extenso.

3. Optimizar el seguimiento

Una vez se definen las actividades y roles es importante prestar atención al seguimiento. Una herramienta muy útil es Trello, esta plataforma permite gestionar tareas en equipos y ordenarlas, clasificarlas por prioridad y distinguirlas dentro de diferentes proyectos asignando responsables, todo en una sola pantalla. Como complemento puedes aplicar el método KANBAN (To do, Doing, Done) para establecer las metas de cada empleado.

4. Reconocimiento

El refuerzo positivo y frecuente es muy importante para mantener la motivación. Envía mensajes de reconocimiento grupal cuando terminan una tarea importante, comparte casos de éxito a través de la newsletter corporativa o el blog de la empresa y apunta a la estrategia de convertir a nuestros empleados en embajadores de marca.