Tecnologías y Metodología de Punta en la Medición de Clima Organizacional

Los equipos ARS como una opción de captura confiable, anónima y efectiva


Las mediciones de clima organizacional exitosas, no solo cuentan con un instrumento ganador que mida los "Signos Vitales Organizacionales" y que permita identificar las palancas a mover para generar resultados exitosos posteriores a la medición.


Indiscutiblemente la metodología de interacción con los colaboradores, la recolección, manejo de datos y entrega de información es un aspecto clave que permite identificar a tiempo real los blancos de acción a trabajar.


Tipos de metodologías y medios para el estudio de clima organizacional

Para abordar este aspecto y profundizar de manera particular en uno de ellos profundicemos los medios de recolección de información que se encuentran en el siguiente cuadro comparativo:

Medios de recolección de información


TEMA

PAPEL

INTRANET

ARS SISTEMAS DE RESPUESTA DE AUDIENCIA

Confidencialidad

Media: Algunas personas sienten temor de que su letra y encuesta sea identificada.

Media: Algunas personas sienten confianza de trabajar bajo esta modalidad, otras sienten que sus datos serán identificados desde el PC que son enviados.

Alta: Absoluto anonimato las personas usan controles de votación entregados al azar, no hay forma de identificar sus votaciones.

Sensibilización al contestar la encuesta

Baja: Se contesta la encuesta en la mayoría de las ocasiones en los puestos de trabajo, salvo que se haga una sesión especial.

Baja: Cada persona contesta desde su PC en horas diferentes.

Alta: Previo a la medición se le da la importancia y responsabilidad al grupo por el procesos de evaluación que va a desarrollar.

Al contestar las preguntas

Algunos ítems no se contestan por olvido o temor

Todas los ítems se contestan

Todas los ítems se contestan

Análisis de datos

Lento: Hasta terminar el estudio tabular o escanear las hojas de respuesta.

Lento: Hasta terminar el estudio se grafica la información

Inmediato: Al finalizar la medición se obtiene los resultados en tiempo real.

Tiempo de entrega de resultados e identificación de tendencias

Lento: tarda varios días y semanas

Medio: tarda varios días y semanas

Inmediato: Información en tiempo real, aquí y ahora. Entrega de resultados al día siguiente de la medición.

Tipo de Análisis sobre datos

Cualitativo

Cualitativo

Cuantitativo y Cualitativo

Posibles errores cometidos al tabular o manejar la información

-Errores de dedo en la tabulación

- Demasiada manipulación de datos

-Ninguno

-Ninguno

Construcción de planes de mejoramiento

Posterior a la medición, semanas después.

Posterior a la medición, semanas después.

En la sesión de medición una vez se han contestado las preguntas.

Impacto en los participantes

Bajo: Tardan demasiado tiempo en ver sus resultados, en ocasiones algunos grupos piensan que estos son manipulados.

Medios: Tardan demasiado tiempo en ver sus resultados.

Alto: Pueden ver los resultados de su votación y sienten confianza de sus resultados.

Aplicación

Individual o Grupal

Grupal

Individual o Grupal

Método

Tradicional

Tradicional

Innovador

Uso de Tecnología

Media

Alta

Alta


De acuerdo al tipo de organización y recursos con los cuáles se cuente se pondrá en evaluación cuál de estos medios es el más indicado para desarrollar el proceso de medición de clima organizacional.


Tradicionalmente existen dos tipos o métodos para trabajar en este estudio, el primero de ellos es la encuesta, donde a través de preguntas se captura información clave, el segundo la entrevista, a partir de un focus group y preguntas estructuradas se conoce la realidad de la organización. Estos dos sistemas son absolutamente importantes y complementarios, una de las dificultades que presentan es la integración de los dos en tiempo real, ya que primero se realiza la encuesta y semanas después se realiza en focus group.


Una tercera alternativa es la que nosotros hemos denomina Concejos de Sabiduría, donde se integran estas dos metodologías en tiempo real, obteniendo los mayores beneficios de ambos enfoques, este metodología nace gracias a la aplicación de tecnología de punta a los recursos humanos a través de los sistemas interactivos de medición.


Concejos de Sabiduría y Sistemas de Respuesta de Audiencia: Una Mezcla Exitosa


La unión de estas dos metodologías –Sistemas de Respuesta de Audiencia, Audience Responce System ARS y los Concejos de Sabiduría –  facilita conocer el estado actual del clima organizacional en tiempo real, funciona igual que tomar una fotografía instantánea o digital de la compañía puede conocer de esta manera quien salió bien, regular o mal en ella y porqué razón.



Un ejemplo de la sinergia entre estas dos °£ se describe a continuación a través de una sesión típica de medición de clima organizacional:


Los colaboradores son reunidos en una sala de capacitación o auditorio, allí se les da a conocer el objetivo de la sesión y se sensibiliza frente a la responsabilidad e importancia de evaluar el clima organizacional y como estos resultados impactaran el desarrollo y mejoramiento de la organización. Conocerán las dimensiones o variables a evaluar en el estudio e información general de la metodología de recolección de datos, sus beneficios y como esta contribuye al manejo oportuno de la información.


A cada persona le es asignado al azar un control inalámbrico o keypad, que funciona bajo las mismas características de un control remoto de televisión, se realizan unas pruebas del sistema que permite que los colaboradores se sientan seguros de la herramienta, estas pruebas son divertidas y logran una vinculación inmediata de las personas con la tecnología. Al iniciar la votación del cuestionario o encuesta, se proyectan una a una las preguntas, en la medida que estas aparecen las personas votan según su percepción, conocimiento o experiencia frente a cada tema. Al terminar la votación, los resultados son presentados de forma inmediata al grupo para su respectivo análisis.

Una vez obtenidos los resultados en tiempo real, se desarrolla la sesión de grupo denominada "Concejo de Sabiduría" donde los colaboradores actúan como expertos en cada tema y conocedores en profundidad de la organización, identificando:



–Las preguntas o temas que obtienen los puntajes más críticos o de atención inmediata.

–Analizar y encontrando las causas que contribuyen a que estos factores no faciliten el desarrollo de las áreas, los equipos y en general de la organización.

–Desarrollar planes de acción empoderados, que puedan ser desarrollados por ellos mismos o implementados fácilmente por la organización con el fin de mejorar la problemática que se presenta.

–Identificar los factores críticos de éxitos necesarios para que los planes propuestos puedan ser aplicados.


Al finalizar la sesión cada equipo deja por escrito sus recomendaciones, las cuales son entregadas al área de Gestión Humana o a su jefe inmediato, junto con los resultados de su área. De igual forma la compañía tendrá un diagnóstico inmediato de cada grupo sin necesidad de esperar semanas enteras para conocer cuál es su situación actual.


Resumiendo los beneficios de esta metodología, podemos encontrar:


–Participación permanente y generación de una cultura altamente participativa

–Consenso de Grupo y construcción de equipo

–Información en tiempo real

–Absoluto anonimato en la votación

–Respuestas más exactas y honestas

–Información objetiva y profunda

–Análisis cuantitativo y cualitativo de resultados

–Focalización en temas claves a desarrollar

–Construcción de planes de mejoramiento

–Documentación de la sesión


Las diferentes experiencias de ver en marcha la unión de estas dos metodologías han permitido que los estudios de clima organizacional continúen y ganen vigencia como una herramienta estratégica que aporta información clave a la información para su desarrollo cultural y de negocio.

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